Mõte

Delegeerida ei tohiks vaid pisiülesandeid

KRISTJAN HIIEMAA, ERPLY ASUTAJA JA JUHT

30. oktoober 2017, 08:40
Kristjan Hiiemaa, Erply asutaja ja juht

Miks on vaja delegeerida? Kuidas ära tunda, mida delegeerida? Kuidas delegeerimisega algust teha ja inimesi rohkem usaldada?

Mida selgemalt suudate oma soovi või ülesande püstitada, seda lihtsamalt on võimalik delegeerida. Mida väiksemaks teete iga ülesande, seda lihtsamalt on võimalik seda kvaliteetselt täita. Ülesande kirjeldamiseks ei ole ühte universaalset viisi. Siiski tuleks kirjeldada võimalik sisend ja ootused tulemusele – väljundile. Vahepealne protsess tuleks jätta meeskonnale lahendada – selle piiramine võib vähendada nende motivatsiooni.
Juhi soovi esitamine meeskonna liikmele on esmajoones usaldamise küsimus. Seda ka enda idee selgitamisel. Igasuguses töökorralduses on kasulik rutiinsed ülesanded kirjeldada äriprotsessina ja need näiteks siseveebis kättesaadavaks teha (erinevad juhendid, checklist’id), mis aitavad tiimi liikmel vigu vältida ja ootuspäraseid tulemusi saavutada.

Mida delegeerida?
Kui delegeerimine on juba kord meeldima hakanud, siis võib juhtuda, et delegeeritakse liigselt pisiasju ja ebahuvitavaid pikaajalisi projekte. Tiimile tuleks delegeerida pigem strateegia elluviimine kui pisikesed igapäevased ülesanded. Konkreetsele isikule samas on enamasti vajalik anda võimalikult selge töövoog, et tegevus oleks mõõdetav ka KPIde kaudu. 
Kahtlemata ei ole tippjuhil aega liigselt üle. Selleks et efektiivsemalt tegeleda strateegiaga, tuleb leida väärikaid abisid. Nende palkamisel ei saa lähtuda mitte ainult isiku palgasoovist, vaid pigem reaalsest oodatavast sooritustasemest, mis tuleb paika panna juhi varasema tegevuse alusel. Selle tegevuse delegeerimise hinnaks on n-ö juhi vabaneva aja hind või vastav osa tema palgast. Sellise lähenemisega on võimalik märksa kergemini avada rahakotirauad, et palgata just sobiliku kompetentsiga inimene. 
Koos igasuguse ülesandega tuleks kaasa anda ka sobiv ressurss: kas tehniline, materiaalne või inimressurss. Ei tasu oodata, et tehnilise oskuseta sekretärile on näiteks kodulehe või SEO tegemine piisaval tasemel jõukohane. Seega peab tema omakorda tegemise delegeerima webmaster’ile.

Oleks kasulik ülesandeid, ressursse ja oodatavaid tulemusi kirjeldada kirjalikult. Vanasti oli kasutuses näiteks memo vorm. Selle eelis on peaasjalikult konkreetsus. Näiteks ajakava paikapanemine aitab delegeerimise juures aru saada vaheetappide mahukusest ja samas aitab see täitjal oma progressi mõõta.
Võtame näiteks toidu tellimise restoranis. Võtate menüü, kus üldjoontes kirjas, mida toidust oodata võiks ning mis see maksab. Täiendavalt on võimalik lisainfot või muudatusi paluda näiteks ettekandjalt ja seejärel ongi tellimus esitatud. 
On vähetõenäoline, et te kliendina sekkuks toidu valmistamise protsessi. Olete täielikult delegeerinud oma soovi ja usaldate nüüd restorani tiimi. Toit saabub ja näiteks on üle soolatud – sellisel juhul saadate toidu tagasi – tagasisidega, mis täpselt oli valesti. Nüüd sõltub juba restorani töökorraldusest, kui pädevalt nad suudavad olukorra lahendada ehk kompenseerida. Näiteks valmistavad uue roa, pakuvad tasuta magustoitu vms. Ehk kohe kannavad oma eksimusest tingitud kahju. Sarnaselt tuleb delegeerida koos vastutusega ka osa kasumist või kahjust. Restorani puhul võib olla kahjuks mitte selle taldriku toomise kasumiosa, vaid hoopis rikutud kliendisuhe.

Leppimine tulemusega
Meeskonna juhtimise ja delegeerimise peamine võti on mõistliku tagasiside andmine ja üleliigsete emotsioonide eemaldamine. Tulemusega leppimine on kriitiline, kuna saadud tulemus on tõenäoliselt nende tingimuste ja ressursside piires optimaalne. Juhul kui tulemus ei vasta ilmselgelt ootustele, tuleks korrigeerida meeskonda, oskusi või ressursse.
Kahtlemata ei maksa asuda mikromanageerima ja delegeeritud ülesannet ise paremini tegema minna. Siiski on kasulik olla ülesande täitjale kättesaadav ja aeg-ajalt teha vahekokkuvõte, kus saate veenduda protsessi edukuses ja täitja saab esitada täpsustavaid küsimusi või saada kinnitust oma tegevusele.

Toetajad:

Mida teevad parimad juhid teisiti?

Iganädalane valik juhtimisartikleid Sinu postkastis!

Jälgi Konverentsid.ee-d sotsiaalmeedias: