Juhtimine

5 nippi koosoleku korraldajale

HILLE LUHT-PIHELGAS

13. juuni 2018, 16:00
Hille Luht-Pihelgas

Kui küsida inimestelt, mida nad arvavad koosolekutest, siis paljudelt tuleb kahjuks selliseid vastuseid: „mõttetud jutulaadad, niikuinii midagi ei muutu“; „tavaliselt võtan arvuti kaasa, saab midagigi tehtud“; „ei taha hiljem ebamugavusi“; „inimesi on ju ikka tore näha ja kuulda“.

Konkreetse eesmärgita koosolek on nagu loodusõnnetus ja osalejad nagu „pantvangid“. Sa tead, et pead seal osalema, sest muidu võivad kaasneda ettearvatavalt ebamugavad tagajärjed. Nii sa siis lähed. Täpselt ei tea, mida sinult seal oodatakse või kuidas saad kasulik olla. Harjumusel on ka suur jõud. Ja lahkudes mõtled „oot-oot, mis me selle tunniga siis ära tegime, kuhu jõudsime ja mida mina sellega seoses teen?“

Sekka tuleb õnneks ka positiivseid ja suurepäraseid kogemuslugusid.

Mida neist siis õppida?

1.Eesmärk paika ehk mida sa kokku kutsujana taotled? Konkreetselt ja spetsiifiliselt? Igal koosolekul, kokkusaamisel või nõupidamisel peab olemas piisav sisuline põhjus nii kokku kutsuja, kui kokku kutsutavate vaates. Juhina oled sa selle piloot, lennujuht ja arhitekt.

2.Kelle osalemine on hädavajalik ja miks? Kas see läheb neile ka korda? Räägi nendega läbi ja lepi kokku, s.h vastastikused ootused ja sobiv vorm, siis pole vaja eraldi “kaasata”, alustades miinusmärgiga eelarvamustest või nullseisust. Koostöös tuleb alati paremaid ideid ning võimalusi. Kõik vajalikud ideed ja kogemused ei peitu iial ühes peas, mis keerukate või spetsiifiliste küsimuste, olukordade lahendamiseks vajalik. Ettevalmistavad tegevused on abiks – näiteks mida vaja eelnevalt läbi töötada ning kaasa võtta, et ühine tegevus oleks efektiine.

3.Mida lühem, seda parem! Millises vormis, mil viisil ja mis ajaga selle tulemuseni on reaalne jõuda? Koosolek või nõupidamine võib saada esmalt värskema ja asjakohasema nime ja sobiva vormi. Aitab lahti raputada vanadest harjumustest ja passiivsusest. Näiteks nn ”Hommikune 10 või 15” – kiire ülevaade hetkeseisust ja tänaste kokkulepete värskendused, mis töötab hästi 3-5 inimesega. Püstijalu pabertahvli või moekamas variandis kriiti kannatava seina juures. Hiljem kiire nutiklõps, “send” ja kõigil selgus majas.

4.Kindlustagem, et suurem osa ajast kulub olulisimate küsimuste lahendamisele, mis lõppevad alati konkreetse kokkuleppega. Juhi küsimuste, suunavate sõna-, kommenteerimisvõimaluste andmise ja vahekokkuvõtetega. Näiteks “Mark, saad sa paari lausega öelda, mis on sinu ettepanek?” või “Marika, sain ma õigesti aru, et su põhimure on…“, “kas praegune ühine seisukoht on, et…”. Vahekokkuvõtted aitavad hinnata, kus oleme ja vältida laialivalgumist. Tekkinud uued küsimused vajavad sageli eraldi tähelepanu ja peaksid esmalt rändama nn backlog´iI või “parking lot” ossa.

5.Mida otsustati ja mis on järgmised sammud? Kes vastutab? Kes kellelegi, midagi aitab, teeb või edasi annab; mis ajaks? Muidu oleme tegelenud lihtsalt “õhu liigutamisega”.

Lõpetuseks on tore ja ilus, kui tänad kõiki osalejaid. Soovid midagi innustavalt asjakohast, tujutõstvat või lootusrikast. Ehedus ja loomulikkus mängivad olulist rolli.

Toetajad:

Mida teevad parimad juhid teisiti?

Privaatsustingimused

Iganädalane valik juhtimisartikleid Sinu postkastis!

Jälgi Konverentsid.ee-d sotsiaalmeedias: