Uudised

Kvaliteedijuhtimissüsteem – eesmärk ja komponendid

SIIRI ANTSMÄE, GRANT THORNTON BALTICU SISEAUDITI VALDKONNA JUHT

27. juuni 2018, 12:00
Siiri Antsmäe

Kvaliteedijuhtimise sertifikaadid on paljudel ettevõtetel. Aga miks? Kas lihtsalt nõude täitmiseks või sisulisel eesmärgil? Kuidas on seotud riskide juhtimine, protsesside hindamine ja kvaliteedijuhtimissüsteem? Kuidas seda kõike mõjutab organisatsioonikultuur ja juhi eeskuju?

Kvaliteedijuhtimissüsteemi (KJS) rakendamine peaks olema ettevõtte põhimõtteline otsus ja soov, mitte pealesunnitud kohustus. Sageli on ettevõtetel KJS-sertifikaadi saamisel kindel eesmärk – saada paber. Sertifikaadi enda mõte läheb aga kaduma.

Kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamine

Kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamise mõte ei ole sertifikaati seinale kinnitada, vaid tagada, et organisatsiooni protsessid toimivad efektiivselt ja nõuetele vastavalt. Vaatleme siinkohal loogikat, miks võiks ettevõttel KJSi vastu huvi olla.

Ettevõtte jätkusuutlikkuse tagamisel on esmatähtis kliendi rahulolu. Kuidas tagada, et ettevõte oleks pidevalt kaasaegne ja uuenduslik, suudaks sammu pidada konkurentidega, oskaks ette näha, mis võib juhtuda?

Kuidas vastu seista pidevale kõrge efektiivsuse, kvaliteedi ja madalate kulude ­ootusele? Selle kõige haldamiseks tuleb tagada ettevõttes efektiivsed protsessid ja rakendada riskijuhtimissüsteemi.

Ettevõtte juht mõtleb KJSi rakendades hoolega läbi, kuidas ta oma tegevused järjestab, millistele ametikohtadele vastavad õigused ja kohustused määrab, kuidas aruandlust korraldab ja tulemusi mõõdab. Ettevõtte juht võib arvata, et detailseid protsessikirjeldusi ei ole vaja, sest kõik ju toimib.

Kuid tavaliselt on töövood aja jooksul välja kujunenud ja värske kõrvaltvaataja pilk või protsessi paberile joonistamine näitab kätte ebaefektiivsed kohad, ressursi raiskamise või kontrolli puudumise.

Ettevõtte sisekontrollisüsteem

Riskide juhtimine, protsesside hindamine ja kvaliteedi tagamine moodustavad ettevõtte sisemise kontrollisüsteemi ehk sisekontrollisüsteemi. Sisekontrollisüsteem on tegevused, protsessid, protseduurid, korrad jms, mis tagavad juhile kindlustunde, et kõik on kontrolli all ja ükski riskantne aspekt ei jää märkamata.

Ettevõtte enda loodud sisekontrollisüsteemi põhiväärtus seisneb just selles, et süsteem on loodud täielikult konkreetse ettevõtte tegevusest lähtudes ja selle vajadustele vastavalt.

Kontrollisüsteem sõltub organisatsiooni kultuurist ja juhist

Kõik ettevõtted on ise nägu – oma juhtimiskultuuri, tegevuste, eesmärkide, inimestega. Seetõttu ei ole võimalik luua ühesugust kontrollisüsteemi ja protsessikirjeldusi, mida kõik ettevõtted saaksid kasutada. Lisaks mõjutab ettevõtte toimimist ka organisatsioonikultuur.

Kas tippjuhtkond on sätestanud keskastmejuhtide volitused, kohustused ja vastutuse? Kas ettevõte on võimupõhine või rollipõhine organisatsioon, kus vastutus on selgelt määratletud ja töötajatele teada? Või on tegemist isikust lähtuva organisatsiooniga, kus töötaja saab määrata, kuidas talle meeldib oma tööd teha?

Organisatsioonikultuurist sõltub, kui palju ja kuidas on mõistlik sisemisi reegleid kehtestada, kui detailsed need reeglid peavad olema, kas ja kui palju on vaja kehtestada töötajate ja tegevuste üle kontrolli jne.

Kvaliteedijuhtimise mudelid ja standardid

Enimlevinud kvaliteedijuhtimismudel on ISO. ISO 9001 standard sätestab nõuded KJSile, kuid jätab organisatsioonile antud raamides võimaluse luua süsteem enda tegevuste järgi.

Maailmas on tuntud mudel ka CMM (Capability Maturity Model) ehk organisatsiooni võimekusmudel. Mudel põhineb eeldusel, et küpsus näitab organisatsiooni võimekust ja pidev protsesside täiustamine on paremini saavutatav väikeste arenguetappidena, mitte suurte revolutsiooniliste uuendustena.

Mudel loodi USAs infotehnoloogilist tarkvara tootvate ettevõtete sisemiste protsesside hindamiseks.

Kvaliteedijuhtimissüsteemi omamise nõue

Eesti regulatsioonid ei nõua KJSi olemasolu. Pigem tuleb nõue KJSi omada kas toote/teenuse tellijalt või emaettevõttelt protsesside ja ühtse kvaliteedi tagamise eesmärgil. Varem taotlesid ettevõtted ISO-sertifikaati ka riigihangetel osalemiseks – selline põhjus sertifikaadi omamiseks ei ole õige.

Toodetele seatakse sageli kvaliteedinõuded ja sertifitseerimise nõuded. Siin on tegemist ohutus- või keskkonnanõuete täitmisega, mis on regulatsioonidega kehtestatud. Ja kindlasti võib erasektoris hankija kehtestada partnerile nõude omada ISO 9001 sertifikaati, kuna see peaks andma kindluse toodete ja teenuste kvaliteedi osas.

Seega – kui räägime konkreetse teenuse või toote kvaliteedi tagamisest, siis võib olla sertifitseerimise nõue kas partneri poolt, kontserni siseselt või regulatsiooniga kehtestatud, kuid kogu ettevõtet puudutava kvaliteedijuhtimissüsteemi kohta õigusaktidest tulenevat nõuet Eestis ei ole.

Ettevõte võiks olla huvitatud sellest, et tema tooted ja teenused

oleksid kooskõlas kliendi vajaduste ja ­ootustega;

tagaksid ettevõtte tegevuses parima tulemuse (kvaliteedi, efektiivsuse jms varal);

oleksid kooskõlas õigusaktidega ja erialaste nõuetega;

oleksid kuluefektiivsed – parim tulemus saadaks võimalikult väikeste kulutustega.

Seega saab loetelu baasil öelda, et ettevõte peaks tagama oma tegevuse

kooskõla regulatsioonidega, sh sisemiste kordadega;

kuluefektiivsuse;

vastavuse kliendi/turu ootustele.

Toetajad:

Mida teevad parimad juhid teisiti?

Privaatsustingimused

Iganädalane valik juhtimisartikleid Sinu postkastis!

Jälgi Konverentsid.ee-d sotsiaalmeedias: