Välkkoolitus

Teemata koosolekut ei saa teemas hoida

MARGO LOOR, SPEAKSMART / MODERAATOR.EE KOOLITAJA, ARUTELUDISAINER JA -JUHT

29. august 2017, 13:15

“Hei! Saaks korra kokku, vaja asjad üle vaadata. Neljapäeval kell kolm sobib sulle, ma loodan? Aa, ja kutsu Riina ja Kevin ka kaasa, neil ka hea seda kuulata.”

Kõlab tuttavalt? USAs osaleb keskmine töötaja 62 koosolekul kuus (võrdluseks: loe oma kalendrist kokku). Seejuures 25% kõigist koosolekutest on täiesti ebavajalikud, 75% koosolekute kokkukutsujatest ei ole kunagi saanud koosolekute juhtimise väljaõpet, 73% inimestest teeb koosolekute ajal muud tööd ja 50% leiab, et koosolekud on ebaproduktiivsed. TED on Harvard Business Review’le jt allikatele toetudes koostanud kõneka infograafika, mis toob muu hulgas välja, et ülalnimetatu tulemuseks USA majanduses on 37miljardit raisatud dollarit aastas.

Koosolekud vajavad abi

Eestis on tasapisi hakatud asjast aru saama ja viimasel ajal pöördutakse minu poole järjest sagedamini palvega aidata ettevõttel või asutusel hoida koosolekuid teemas ja ajas. Just need kaks – teemas ja ajas hoidmine – on päringutes enim korduvad probleemid. Pange nüüd aga tähele: koosolekut ei ole võimalik hoida ei teemas ega ajas, kui kumbagi pole kokku lepitud.

Lugege uuesti selle loo esimest lõiku. Selles sisaldub alguse aeg, aga mitte koosoleku kestus ning sisu kohta on ainult üks umbmäärane viide. Selliselt kokku kutsutud koosolekuks ei oska keegi valmistuda, mis tähendab, et olenevalt inimese iseloomust ta kas ei valmistu üldse või valmistub liiga pikalt, et olla valmis kõigeks. Mõlemal juhul raisatakse aega, sest ettevalmistamata koosolekule tulemine lõpeb tavaliselt uue koosolekuaja kokkuleppimisega koosoleku lõpus, mitte vajamineva otsusega. Samuti pole võimalik koosolekul osalejale öelda, et ta ei kalduks teemavälisesse arutelusse, sest kui teemat pole, pole miski ka teemaväline.

Mõtle koosoleku alternatiivile

Mul on üks harjutus, mida inimestega teen. Palun neil mõelda oma järgmise planeeritud koosoleku peale ning seejärel pakkuda välja üks alternatiivne viis, kuidas sama asi saaks aetud, oletades, et koosolekute pidamine näiteks keelatakse ära. Kõik leiavad alati alternatiivi. Järgmisena palun hinnata, kelle jaoks oleks alternatiivne viis tõhusam, kui kavandatud koosolek. Alati on grupis mitu inimest, kes selle peale oma järgmise koosoleku ära jätavad.

Bain & Company on kirjeldanud ühte oma suurt jaemüügi valdkonna klienti, kes pärast hoolikat analüüsi ja korrastamisprotsessi suutis vähendada koosolekute arvu 70% võrra. Baini klientide hulgas laiemalt tehtud küsitlus näitas, et 85% juhtidest pole rahul oma ettevõtte koosolekute produktiivsusega. McKinsey on oma klientide pealt üldistavalt öelnud, et 1/3 koosolekutest saab igas tavalises ettevõttes ära jätta ning ülejäänud koosolekuid on võimalik hea juhtimisega ajaliselt ca 50% lühendada. Kümne töötajaga ettevõte võidaks (eeldades keskmist koosolekute arvu ja ühetunniseid koosolekuid) kuus ebaefektiivsete koosolekute arvel 206 töötundi juurde.

Toetajad:

Mida teevad parimad juhid teisiti?

Iganädalane valik juhtimisartikleid Sinu postkastis!

Jälgi Konverentsid.ee-d sotsiaalmeedias: