Välkkoolitus

Koosolekute läbiviimise 4 olulist võtit

HILLE LUHT-PIHELGAS, JUHTIMISKONSULTANT

29. mai 2018, 00:01
Hille Luht-Pihelgas, juhtimiskonsultant

Koosolek on või võiks olla üks väga mõjus juhtimisvahend, kus on võimalik paljude inimestega ühekorraga midagi olulist ära teha või otsustada. Kuidas läbi viia koosolekuid, millest oleks kasu?

Uuringud ja osalejad näitavad, et kolmandik koosolekutel veedetud ajast, kui mitte rohkem, on raisatud aeg. Koosolekul osalemine ei meeldi sageli isegi selle korraldajale. Põhjuseks sageli liiga ebamäärane kokkukutsumise põhjus ja otstarbekus, ebaselgus rollides ja ootustes, kehv ettevalmistus, tehnilise osa läbimõtlematus, koosoleku enda juhtimisvead. Kuidas läbi viia koosolekuid, mis on tulemuslikud, ning võita tagasi aeg halvasti ettevalmistatud koosolekute aja arvelt.

Püstitage selge eesmärk

Igal koosolekul olgu selge eesmärk, mille osas kõigil osalejatel peab olema selgus . Uduse sihiga kokkusaamiste tulemus on tavaliselt sama „udune“ ega innusta kedagi. Erinevate organisatsioonide töötajad kurdavad, et sageli ei jõuta koosoleku lõpuks mitte kuhugi. Ideedest ja jutustavast lausest eesmärgiks ei piisa. Eesmärk tuleks sõnastada seisundina, mida taotletakse – miks, kes, mida, kuidas ja mis ajaks. Mida me selle kokkusaamisega ikkagi taotleme? See lihtsustab kohe kava, struktuuri, vajaliku aja ja osalejate kavandamist. Vähemalt kord või kaks aastas tasuks koosolekute süsteemile inventuur teha. Seda on mõttekas teha nii terves organisatsioonis, kui igal juhil enda poolt kokku kutsutavate nõupidamiste osas.

Ettevalmistus määrab kõik

Kokkusaamise kava ja metoodiline pool, et sihile jõuda, nõuab läbimõtlemist ja planeerimist. Sageli ühise aja kokkuhoidmiseks ja suurema sisukuse saavutamiseks, on mõttekas osalejatele anda ka ettevalmistav ülesanne.

Kavas ei tohiks olla liiga palju päevakorra punkte ja igale neist on vaja planeerida mõistlik ajaühik – teema tutvustamiseks, aruteluks, otsuste kaalumiseks või järelduste sõnastamiseks ja kokkuleppele, konsensusele jõudmiseks.

Lisaks on oluline läbi mõelda protsessiline ja metoodiline pool – mida, miks ja kuidas.

Koosoleku aeg, koht ja nimetus peab vastama vajadusele

Pikad, lohisevad koosolekud on „out“.  Ka sõna „koosolek“ ise on sageli devalveerunud. Keegi ei jaksa üle 1-1,5 tunni intensiivselt keskenduda. Kui on vaja pikemaid kokkusaamisi, siis selle sündmuse nimeks peaks juba olema töötuba või midagi muud asja- ja ajakohast. Või hoopiski mitu erinevat, kuid hästi ette valmistatud nõupidamist.

Eriti popiks ja samas väga tulemuslikuks peetakse viimasel ajal mini-kokkusaamisi. Heaks näiteks mitmesugused stand up (päeva-, vahetuse- või nädala alustamiseks) või pop up (olulise, kiire ja loovust nõudva eesmärgiga) kokkusaamised. Kokku saadakse vaid 10-20 minutiks. Kasutatakse näiteks mõnusat kohvinurka või mõnd muud sobivat, innustavat kohta. Valdavalt neil kokkusaamistel isegi ei istuta, et mõte oleks värske ja nõupidamine toimuks kiirelt. Seal on keeruline mugavustsooni vajuda.

Ärge võtke pantvange

Kohal olgu inimesed, kellel on konkreetne roll ja keda teema puudutab. Igal kutsutaval peab olema selgus, miks teda on kaasatud ja mida temalt seal oodatakse, vastasel korral on see mõttetu aja, vahendite ja tähelepanu raiskamine. Kokkukutsutute hulk tasub hoida võimalikult väike, et arutelud „laadaks“ ei läheks. Üha enam inimesi, eriti suurtest organisatsioonidest, kurdab vahel häälekamalt ja vahel häbelikumalt, et nad on sunnitud sageli „aega veetma“ sellistel koosolekutel, kus jääb selgusetuks, miks neid sinna „aega raiskama“ kutsuti. Öelda aga tihti ei julge, sest peljatakse tagajärgi või see näib tuuleveskitega võitlemisena ja minnakse.

Hinnakem enese ja teiste aega. Inimeste kokkukutsumine peab olema põhjendatud, sest tegu on kõige kallima tööviisiga. Kõigil on ülesandeid, mis ootavad tegemist ja mis idee poolest peaks looma uut väärtust. Mõttetu kohal istumise kohta ütles mu kunagine raamatupidaja väga hästi, et „tagumiktunde mulle teha ei meeldi“. Vaevalt, et kellelegi meeldib.

Toetajad:

Mida teevad parimad juhid teisiti?

Privaatsustingimused

Iganädalane valik juhtimisartikleid Sinu postkastis!

Jälgi Konverentsid.ee-d sotsiaalmeedias: